1. تعریف:
بر اساس ضمیمه پیشنهادی برد دهم، سازوکار اداره جامعه ایسیج از برد ۵ نفره به شورایی متشکل از همه داوطلبان علاقه‌مند تحت عنوان ” شورای راهبردی ایسیج ” تغییر پیداکرده است.
این نوشتار آئین‌نامه داخلی انجام امور میان اعضای شورای راهبردی است که ازاین‌پس در این متن به‌اختصار “شورا ” نامیده می‌شود.
2. اهداف:
3. اعضاء:
تمامی افراد داوطلب علاقه‌مندی که در زمان اعلام فراخوان برای عضویت در شورا، اعلام آمادگی کرده باشند، خودبه‌خود عضو شورای راهبردی تلقی می‌شوند.
تبصره ۱: اگر شخصی در خارج از زمان فراخوان، درخواست حضور در شورا را داشته باشد، با دوسوم آرای مثبت اعضای رسمی شورا می‌تواند به عضویت شورا شود.
تبصره ۲: ازآنجایی‌که عضویت در شورا امری داوطلبانه است، هر یک از اعضاء حق‌دارند در صورت عدم تمایل، از عضویت شورا انصراف دهند. شخص متقاضی باید یک ماه قبل از انصراف، مراتب را به دبیر شورا اطلاع دهند و پروژه‌های در دست اقدام را به افراد دیگر واگذار نمایند.
تبصره 3: ممکن است حق عضویت هر یک از اعضای شورا بنا به دلیل تخلف از اصول هفتگانه “مرامنامه تعهد شده شورا ” بنا به نظر دوسوم اعضای شورا لغو گردد.
تبصره 4: دبیر شورا در جهت تعیین تعداد واقعی اعضای شورا، طی بازه زمانی دوماهه به بررسی و اعلام درخواست‌های حضور می‌پردازد. برای تعیین تعداد نهایی اعضای شورا، حضور فعال اعضا بایستی توسط دبیر شورا تأیید شود. هرگاه عضوی به مدت یک ماه متوالی هیچ فعالیتی نداشته باشد، به درخواست ها پاسخ ندهد و در جلسات حضور نداشته باشد غیرفعال شمرده می شود.
4. ساختار اداره و اجرا:
برای امور تأثیرگذار و امور اجرایی، ساختاری متشکل از هیئت‌مدیره، دبیر، هیئت نظارت و کارگروه‌های اجرایی به همراه مسئول امور مالی تعریف می‌شوند.
5. هیئت مدیره:
جمعی متشکل از 4 نفر از اعضای شورای راهبردی است که در اولین جلسات شورا به‌عنوان هیئت‌مدیره انتخاب می‌شوند. اعضای هیئت‌مدیره بر اساس توافق تمام اعضای شورا و یا بر اساس اکثریت آرا انتخاب می‌شوند. در صورت رأی‌گیری، برای بار اول جمعی سه‌نفره متشکل از افراد غیر داوطلب برای عضویت در هیئت‌مدیره، به‌صورت اینترنتی رأی‌گیری را برای انتخاب 4 نفر برگزیده جمع برگزار می‌کنند. برای رأی‌گیری‌های بعدی، هیئت نظارت، مسئول برگزاری انتخابات خواهند بود.
تبصره ۱: دبیر شورا منتخب اعضاء، نفر پنجم هیئت‌مدیره خواهد بود و دارای همان اختیارات و وظایف اعضای هیئت‌مدیره است.
تبصره ۲: دو نفر از اعضای شورا به‌عنوان علی‌البدل، انتخاب می‌شوند که در صورت عدم ادامه همکاری هر یک از اعضای هیئت‌مدیره، جایگزین شوند.
تبصره ۳: اعضای هیئت‌مدیره بایستی قبل از خروج و یا انصراف از مجموعه شورا، از طرق موردتوافق بقیه اعضای شورا جانشینی معرفی نماید.
تبصره ۴: در صورت تقاضای حداقل یک‌سوم اعضای شورا و یا با تقاضای هیئت نظارت، حضور هریک از اعضای هیئت‌مدیره در هیئت‌مدیره به رأی‌گیری مجدد گذاشته می‌شود. درصورتی‌که فرد موردنظر نتواند رأی مثبت دوسوم اعضای شورا را کسب کند، از حضور در هیئت‌مدیره خلع و فرد علی‌البدل جایگزین می‌گردد.
تبصره ۵: اعضای هیئت‌مدیره به مدت یک سال انتخاب می‌شوند و پس از اتمام سال اول در صورت ادامه کار شورا، رأی‌گیری مجددی برای انتخاب اعضای هیئت‌مدیره الزامی است.
تبصره 6: هرگاه پس از 2 بار اعلان عمومی، 4 نفر برای عضویت هیئت‌مدیره داوطلب نباشند، هیئت‌مدیره می‌تواند با تصویب دوسوم اعضای شورا به 2 نفر به‌علاوه دبیر تقلیل یابد.
6. وظایف و اختیارات هیئت مدیره:
7. دبیر شورا:
دبیر شورا در اولین جلسات شورا، از میان داوطلبین و بارأی اکثریت انتخاب می‌شود. هیئتی ۳ نفره متشکل از افراد غیر داوطلب برای دبیری شورا، برای بار اول موظف هستند تا رأی‌گیری اینترنتی برای انتخاب دبیر برگزار نمایند. (اگر انتخاب مجدد لازم شد هیئت نظارت آن را برگزار خواهد کرد.)
تبصره 1: اگر تنها یک داوطلب برای دبیری وجود داشته باشد، رأی‌گیری انجام نمی‌گیرد.
تبصره ۲: دبیر شورا به مدت یک سال انتخاب می‌شود و پس از اتمام سال اول، رأی‌گیری مجددی برای انتخاب دبیر الزامی است.
تبصره 3: دبیر شورا، عضو پنجم هیئت‌مدیره شورا نیز محسوب می‌شود.
تبصره 4: استعفای دبیر، تنها می‌تواند توسط هیئت‌مدیره موردقبول واقع شود و در صورت انصراف از دبیری، هیئت نظارت موظف است رأی‌گیری مجددی برای انتخاب دبیر جدید انجام دهد. تا زمان انجام رأی‌گیری مجدد، یکی از اعضای هیئت‌مدیره به‌عنوان دبیر موقت معرفی می‌گردد. اگر پس از رأی‌گیری، یکی از اعضای هیئت‌مدیره به‌عنوان دبیر انتخاب شود، جهت حفظ تعداد، عضو علی‌البدل به جمع هیئت‌مدیره اضافه می‌شود.
تبصره 5: عزل دبیر با پیشنهاد هیئت نظارت و یا با پیشنهاد یک‌سوم اعضا و با رأی موافق دوسوم کل اعضای شورا انجام می‌شود.
8. وظایف و اختیارات دبیر:
۱- هماهنگی جلسات شورا و ارسال دستور جلسات
۲- ثبت و نگهداری کلیه صورت‌جلسات و مکاتبات رسمی جامعه
3- ارسال صورت‌جلسات به کلیه اعضای شورا
4- کانال رسمی بیان مواضع رسمی جامعه محسوب می شود
5- ایجاد هماهنگی میان کارگروه‌های مختلف اجرایی در صورت لزوم (مشترک با هیئت‌مدیره)
6- همکاری نزدیک با مسئول یا مسئولین روابط عمومی برای انتشار اخبار و اطلاع‌رسانی
7- اعلام زمان جلسات هیئت‌مدیره به بازرس شورا
8- نظارت بر امور کار صندوق وام ایسیج (طبق اساسنامه صندوق) به همراه مسئول امور مالی و اعضای هیئت نظارت
9. کارگروه‌های اجرایی:
جمع‌هایی متشکل از یک یا بیشتر از یک نفر از اعضای شورا که به جهت انجام یا پیگیری هدفی مشخص شکل‌گرفته باشند را “کارگروه‌های اجرایی ” یا به‌اختصار در این متن “کارگروه ” می‌نامیم.
تبصره ۱: هر فردی بنا به تمایل و توانایی خود می‌تواند در یک یا چند کارگروه عضو باشد.
تبصره ۲: تعریف و تشکیل هر کارگروهی با تأیید هیئت‌مدیره صورت می‌پذیرد.
تبصره ۳: هر کاری خارج از وظایف دبیر یا هیات مدیره صرفا با تشکیل کارگروه مربوط به آن قابل انجام است.
تبصره ۴: هر عضو شورا موظف است حداقل در یک کارگروه عضو باشد، به‌غیراز اعضای هیئت نظارت که می‌توانند به عضویت در کارگروه‌ها درنیایند. اعضای هیئت‌مدیره نیز می‌توانند در کارگروه موردنظر خود عضو شوند ولی حضور نصف به‌علاوه یک نفر اعضای هیئت‌مدیره در یک کارگروه، فقط با نظر موافق دوسوم اعضای کل شورا ممکن است.
تبصره ۵: هرگاه عضوی از اعضای هیات مدیره در کارگروهی عضویت داشته باشد در تصویب پروپوزال آن کارگروه حق رای نخواهد داشت.
تبصره ۶: حضور افراد غیر حاضر در شورا، برای مشارکت در امور کارگروه‌ها اکیداً توصیه می‌شود. لذا اعضای شورا موظف‌اند برای انجام امور کارگروه‌ها، مطابق فراخوان‌هایی برای جذب افراد غیر عضو شورا اقدام نمایند.
تبصره ۷: در صورت وجود پیشنهادی معین، کلیه اعضای یک کارگروه می‌توانند اعضای ایسیج خارج از شورا باشند.
تبصره ۸: هر کارگروه موظف است فردی را به‌عنوان نماینده به هیئت‌مدیره جهت انجام هماهنگی‌ها، معرفی نماید.
تبصره ۹: تعداد کارگروه‌ها نامحدود و وجود و فعالیت آن‌ها منوط به تصمیم هیئت‌مدیره است.
تبصره ۱۰: پیشنهاد انحلال یک کارگروه توسط هیئت نظارت و یا هیئت‌مدیره و بارأی مثبت دوسوم کل اعضای شورا صورت می‌گیرد. قبل از رأی‌گیری، بخش پیشنهاددهنده انحلال، موظف است گزارشی کامل از دلایل طرح انحلال کارگروه به کلیه اعضای شورا ارائه نماید.
تبصره ۱۱: هرگاه در کارگروهی اختلافی رخ دهد، کمیته‌ای متشکل از هیئت‌مدیره و هیئت نظارت تشکیل و درباره مورد اختلافی، حکم می‌دهند. اگر فردی مشترک میان کارگروه و هیئت‌مدیره وجود داشته باشد، حق حضور در این کمیته را نخواهد داشت.
10. وظایف و اختیارات کارگروه‌های اجرایی:
۱- طرح ایده و ارائه پروپوزال به هیئت‌مدیره
۲- انجام امور مربوط به کارگروه مطابق قرارداد بسته‌شده با هیئت‌مدیره
۳- ارائه گزارش پیشرفت پروژه هفتگی یا حداکثر ماهانه به هیئت‌مدیره و هیئت نظارت
۴- پایبندی به زمان‌بندی‌های عنوان‌شده در قرارداد و یا گزارش به‌موقع هرگونه تغییر در تاریخ‌هایی اجرایی به هیئت‌مدیره و هیئت نظارت
11. امور مالی:
هیئت‌مدیره موظف است تا کارگروهی مشخص، جهت انجام امور مالی جامعه تعریف نماید. نماینده این کارگروه به‌عنوان مسئول امور مالی شناخته می‌شود.
تبصره 1: کارگروه مالی متشکل از دبیر شورا و یکی از اعضا شورا است.
تبصره 2: درصورتی‌که دبیر نتواند و یا تمایلی نداشته باشد که در کارگروه مالی عضو شود، یکی دیگر ازاعضای هیات مدیره به‌صورت داوطلبانه می‌تواند عضو کارگروه مالی شود.
12. وظایف کارگروه مالی:
1- مسئولیت واریز و برداشت مالی از حساب ایسیج (تمامی برداشت‌ها و پرداخت‌ها باید توسط مصوبه‌های هیئت‌مدیره تأییدشده و به‌عنوان مدرک در سیستم مالی ایسیج ثبت شوند.) برای پرداخت‌های رسمی ایسیج امضا نماینده هیئت‌مدیره و مسئول امور مالی مطابق اساسنامه ان پی او ضروری است که باید ثبت و نگهداری شود.
2- ثبت تمامی تراکنش‌های مالی ایسیج و ارائه گزارش سه‌ماهه به اعضای شورا و یک‌ساله به‌کل اعضای جامعه
3- پیگیری تعهدات مالی متقابل هیئت‌مدیره و کارگروه‌ها برای پرداخت‌ها و دریافت‌های متقابل
4- انجام کلیه امور اجرایی مربوط به صندوق وام ایسیج شامل ارتباط با سفارت و وام‌گیرندگان طبق اساسنامه صندوق
تبصره: مصارف صندوق وام از صندوق ایسیج جدا است و اختلاط مبالغ دو صندوق مجاز نیست.
5- پیگیری و ارائه گزارش مالی سالیانه ایسیج به نهادهای ذی‌ربط ژاپنی
13. هیئت نظارت:
دو نفر از اعضا شورا با وظیفه نظارت بر فعالیت هیئت‌مدیره، دبیر و کارگروه‌ها به‌وسیله رأی‌گیری از سوی اعضاء شورا و با کسب اکثریت آرا انتخاب می‌شوند که به‌عنوان “هیئت نظارت ” فعالیت می‌نمایند.
تبصره ۱: یک نفر از اعضای هیئت نظارت به‌عنوان ” بازرس شورا ” معرفی می‌گردد. بازرس حق دارد در تمامی جلسات هیئت‌مدیره، بدون حق اظهارنظر و حق رأی شرکت نماید و از محتویات بحث‌ها آگاهی یابد. هرگاه دو نفر قادر نباشند تا از میان خود یک نفر را به‌عنوان بازرس شورا انتخاب نمایند، رأی‌گیری اینترنتی میان کل اعضای شورا، جهت تعیین فرد بازرس از میان دو نفر هیئت نظارت انجام می‌گیرد. شروع فعالیت هیات مدیره منوط به تعیین بازرس است.
تبصره ۲: بازرس و هیئت نظارت حق دخالت در امور تصمیم‌گیری و اجرایی را ندارند و تنها بیننده و شنونده تصمیم‌ها و کارها هستند. راه‌کار فعالیت بازرس و هیئت نظارت طرح سؤال از بخش موردبررسی و دریافت جواب است. تمامی قسمت‌ها موظف هستند در زمان حداکثر 10 روز از طرح سؤال پاسخ خود را به بازرس ارائه دهند.
تبصره ۳: عملکرد هیئت نظارت نباید اختلالی در فعالیت عادی قسمت‌های مختلف شورا ایجاد نماید. تنها در شرایطی که دوسوم اعضاء موضوع تحت بررسی را حیاتی تشخیص دهند، امور شورا می‌تواند در جهت روشن شدن موضوع طرح‌شده از سمت هیئت نظارت به تعلیق بیفتد.
تبصره ۴: اعضای هیئت نظارت برای مدت یک سال انتخاب می‌شوند. در صورت ادامه کار شورا، رأی‌گیری مجددی برای انتخاب افراد جدید در انتهای سال اول الزامی است.
تبصره ۵: در صورت کسب دوسوم از رأی مثبت اعضای شورا مبنی بر عدم عملکرد مناسب، هریک از اعضای هیئت نظارت، آن فرد از مسئولیت خود خلع و فرد دیگری بارأی گیری مجدد انتخاب می‌شود.
تبصره ۶: اعضای هیئت نظارت در صورت مشاهده مشکلی در هرکدام از کارگروه‌ها و یا هیئت‌مدیره، مشکل را بررسی و با افراد غیرعامل در بروز مشکل مشورت می‌نمایند. لازم به ذکر است که اعضای هیئت نظارت توانایی تصمیم‌گیری درباره مشکلات و اعمال‌نظر برای حل مشکلات را ندارند و تنها می‌توانند مشکل مربوطه را بررسی و راه‌کارهایی را برای حل آن پیشنهاد و اعضای شورا را مطلع نمایند.
تبصره ۷: اعضای شورای نظارتی حق نامزد شدن برای هیئت‌مدیره و دبیری را ندارند. هرکدام از اعضای هیئت نظارت اگر بخواهد به عضویت هیئت‌مدیره درآید، باید از سمت خود در هیئت نظارت استعفا دهد.
تبصره ۸: برگزاری انتخابات بر عهده هیئت نظارت است. بدیهی است در صورت تخلف یا کوتاهی هیئت نظارت از برگزاری سالم و بی‌طرفانه در زمان معین، هیئت نظارت از مسئولیت برگزاری انتخابات بر اساس دوسوم آرای اعضای شورا برکنار شده و با نظر کل اعضاء، شورایی برای برگزاری انتخابات تشکیل می‌شود.
14. وظایف و اختیارات هیئت نظارت:
۱- نظارت بر کار هیئت‌مدیره و پیشنهاد عزل هر یک از اعضای هیئت‌مدیره در صورت عدم کارایی
۲ – نظارت بر کار کارگروه‌ها و کلیه امور اجرایی شورا
۳- نظارت بر کلیه امور مالی جامعه
۴ – نظارت بر حسن اجرای اساسنامه و آئین‌نامه شورا و جامعه
۵- نظارت بر کار دبیر شورا و پیشنهاد عزل در صورت عدم کارایی دبیر
۶- نظارت و اجرای کلیه انتخابات و رأی‌گیری‌ها
۷- ارائه گزارش سالانه از فعالیت‌های شورا به اعضای جامعه بطور مستقیم و همزمان با گزارش هیئت‌مدیره
15. سازوکار اجرایی:
در این سیستم، هرکسی (به‌جز اعضای هیئت نظارت) می‌تواند عهده‌دار پروژه‌ای باشد و آن را اجرا کرده و به سرانجام برساند. (اعضای هیئت نظارت می‌توانند در کارگروه‌ها عضو باشند).
مراتب کار به شرح زیر است:
۱- ابتدا پروپوزال کار و پروژه در فرم مخصوص توسط افراد کارگروه نوشته و تعریف‌شده و تحویل هیئت‌مدیره می‌شود. این پروپوزال باید شامل تعریف پروژه، نحوه انجام، زمان‌بندی‌ها و برآوردهای مالی طرح باشد.
۲- هیئت‌مدیره ضمن دریافت طرح، زمان‌بندی مشخصی را برای اعلام نظر خود به کارگروه ارائه می‌نماید.
۳- هیئت‌مدیره طرح را بررسی نموده و با توجه به شرایط جامعه، وضعیت مالی و نیز کیفیت طرح، آن را قبول یا رد می‌نماید.
تبصره ۱: هیئت‌مدیره می‌تواند طرح را با ارائه ملاحظاتی مانند زمان اجرا و یا میزان هزینه اختصاصی قبول نماید و کارگروه می‌تواند ضمن محفوظ بودن حق انصراف از انجام پروژه، در تعامل با هیئت‌مدیره، اجرای ملاحظات را پذیرفته و یا پیشنهاد جایگزین ارائه نماید.
تبصره ۲: هیئت‌مدیره نمی‌تواند دخل و تصرفی در نحوه اجرا داشته باشد و مدیریت و مسئولیت اجرا به‌صورت کامل بر عهده افراد کارگروه است. هیئت‌مدیره تنها می‌تواند نظر مشورتی ارائه دهد.
۴- قراردادی معین بین هیئت‌مدیره و اعضای کارگروه جهت تأمین کلیه نظرات دو طرف و تأمین حقوق مالی و معنوی بسته می‌شود. نسخه‌ای از قرارداد نهایی باید در اختیار هیئت نظارت نیز قرار گیرد.
۵- هیئت‌مدیره موظف است شروع به کار هر کارگروه و اهداف تعیین‌شده آن را در فرمی مخصوص به اطلاع کلیه اعضا جامعه برساند.
۶- کارگروه فعالیت اجرایی (مطابق قرارداد مربوطه و در مراحل تعیین‌شده در قرارداد) و گزارش‌های کتبی را به هیئت‌مدیره و هیئت نظارت ارائه می‌نماید.
۷- تشکیل سه کارگروه: کارگروه امور مالی، کارگروه روابط عمومی و کارگروه کنفرانس علمی سالانه ایسیج، به‌صورت اجباری باید توسط هیئت‌مدیره پیگیری شود تا به نتیجه برسد.
16. کارگروه روابط عمومی:
این کارگروه در جهت سازمان‌دهی سایت ایسیج، سازمان‌دهی لیست ایمیل‌ها و سیاست‌گذاری نحوه اطلاع‌رسانی جامعه ایسیج تشکیل می‌شود. ارتباط مستقیم با تمامی اعضای شورا و سفارت ایران در ژاپن در جهت انعکاس اخبار وظیفه این گروه است. در مواردی که تصمیم گیری لازم است هیات مدیره مرجع تصمیم گیری خواهد بود.
تبصره ۱: دبیر شورا موظف است که در این کارگروه عضو باشد و در امور ارتباطی شورا فعالیت نماید.
17. کارگروه کنفرانس سالانه ایسیج:
این کارگروه در جهت سازمان‌دهی امور کنفرانس سالانه ایسیج تشکیل می‌شود.
18. تصمیم‌گیری‌های کلان:
درصورتی‌که نصف اعضای شورا، موضوعی را به‌عنوان طرح کلان در جامعه طرح نمایند. تصمیم‌گیری در مورد جزئیات آن خارج از دایره اختیارات هیئت‌مدیره بوده و کل اعضای شورا باید در مورد آن نظر دهند.
در صورت نیاز به تصمیم‌گیری‌های کلان، همواره رأی مثبت دوسوم کل اعضای شورا ملاک خواهد بود.
تبصره ۱: برای تصمیم‌گیری‌های کلان، تشکیل جلساتی با حضور تمامی اعضای شورا ضروری است. در غیر این صورت نیازی به جلسات هفتگی کل اعضای شورا نبوده و ارتباطات میان اعضای شورا در سطح کارگروه‌ها و داخل هیئت‌مدیره دنبال می‌شود.
تبصره ۲: هیئت‌مدیره و یا هیئت نظارت می‌توانند با توجه به موضوعات جامعه و شورا درخواست تشکیل جلسه فوق‌العاده برای تمام اعضاء اعلام نمایند. در تمامی این جلسات و در صورت نیاز به تصمیم‌گیری رأی مثبت دوسوم اعضای حاضر در جلسه ضروری است. جلسات تمامی اعضای شورا زمانی رسمیت می‌یابند که حداقل نصف به‌علاوه یک نفر اعضای شورا در آن شرکت داشته باشند. (اطلاع‌رسانی تشکیل این جلسات باید یک هفته قبل از زمان برگزاری جلسه باشد. در غیر این صورت، تصمیم‌های اتخاذشده در این جلسات فاقد وجاهت رسمی بوده و در حد پیشنهاد مطرح خواهند شد.)
توضیح ۱: درصورتی‌که نیاز به درج اسامی در مدارک ان پی او جامعه، از میان افراد شورا، اسامی اعضای هیئت‌مدیره و بازرس اعلام می‌گردد.
توضیح ۲: هیچ‌یک از زمان‌های تعیین‌شده برای فعالیت افراد در این آئین‌نامه، قابل تمدید نیست و سازوکار انتخابات پس از اتمام دوره‌ها، بلافاصله باید توسط هیئت نظارت انجام شود. انتخابات زمانی برگزار می‌شود که گزارش‌های هیئت نظارت در مورد فعالیت‌های دبیر، هیئت‌مدیره و مسئول امور مالی منتشر و در اختیار همه اعضای شورا قرارگرفته باشد.
توضیح ۳: با پیشنهاد یک‌سوم اعضاء، هریک از بندهای این آئین‌نامه می‌تواند به بررسی دوباره گذاشته شود و با تصویب دوسوم اعضاء، هریک از این بندها قابل‌تغییر است.
اساسنامه نهایی جهت تایید به دو سوم رای مثبت اعضای شورا جهت ارائه به کل اعضای جامعه نیاز دارد.
این آئین نامه در 5 صفحه در تاریخ 17 فوریه ۲۰۱۷ به تصویب اعضای شورای راهبردی ایسیج رسانده شد.
